Uitdaging

Binnen de vastgoedafdeling van SEIN was behoefte aan meer overzicht en een duidelijkere manier om vastgoedvragen te beoordelen, te prioriteren en op te starten.

Zoals bij veel zorgorganisaties werd er hard gewerkt aan onderhoud, projecten en gebruikersvragen. Tegelijkertijd liepen verschillende soorten vragen en werkzaamheden regelmatig door elkaar heen. Een technische melding, een gebruikerswens, een onderhoudsopgave, een investering of een strategische huisvestingsvraag vragen niet allemaal om dezelfde aanpak.

Daardoor ontstond de behoefte aan meer onderscheid, structuur en sturingsinformatie. Wat is regulier onderhoud? Wat is een gebruikerswens? Wanneer wordt iets een project? Welke vraag vraagt om een bestuurlijk besluit? En hoe verhouden lopende activiteiten zich tot capaciteit, budgetten en de ontwikkeling van de vastgoedportefeuille?

Oplossing

First Lines bracht samen met SEIN structuur aan in de manier waarop vastgoedvragen worden geclassificeerd, besproken en opgevolgd.

De aanpak was praktisch en direct toepasbaar binnen de organisatie. Geen zwaar theoretisch model, maar een werkbare structuur waarmee vastgoed, management en gebruikers beter op elkaar kunnen aansluiten. We ontwikkelden een aanpak waarin vastgoedvragen explicieter worden geordend op basis van type vraag, impact, benodigde capaciteit, besluitvorming en relatie met de vastgoedportefeuille.

Daarbij lag de nadruk op:

• het herkennen van verschillende typen vastgoedvragen
• het verbeteren van projectstarts
• het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden
• het bepalen van passende besluitmomenten
• het verbeteren van rapportage en sturingsinformatie
• het verbinden van losse projecten met investeringen en portefeuilleontwikkeling

Resultaat

De opdracht leverde SEIN meer overzicht en voorspelbaarheid op in de manier waarop vastgoedvragen worden opgepakt. Projecten kunnen scherper worden gedefinieerd. Prioriteiten worden beter bespreekbaar. Rollen, besluitmomenten en verwachtingen worden duidelijker. En de organisatie krijgt meer grip op voortgang, capaciteit, budgetten en de samenhang tussen vastgoedactiviteiten.

Daarmee verschuift vastgoed van vooral reageren en uitvoeren naar bewuster sturen.

Voor een zorgorganisatie is dat belangrijk, omdat vastgoed direct raakt aan continuïteit van zorg, kwaliteit van de werkomgeving, investeringsruimte en toekomstbestendigheid.